建立专属信息库
我敢保证，你每天的日常工作和学习当中，一定有许多时间浪费在来回搜寻信息上面。
什么信息呢？比如qq里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件等等。它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来，让你花一番力气去找。不但浪费时间，也常常影响心情。
如果你经常有这样的困扰，那可以试试这个方法——建立一个专属的信息库。
无论是聊天记录、邮件内容，还是工作安排、项目反馈，抑或是突然产生的灵感，或者从网上看到的有价值的案例、知识，都可以往里面一丢。需要的时候打开它，直接查找即可。
1、用笔记软件来建立信息库
我的建议是利用onenote或者印象笔记。当然，为知笔记、有道云笔记之类，也是可以的。在笔记软件里，按照你负责的项目，新建一个笔记本。然后所有跟这个项目相关的一切信息，都可以放进这个笔记本，再起一个易于辨认的名字即可。
比如，你和同事讨论一个原型。他提了很多有意思的看法。聊完之后，为了避免忘记，你就可以直接把聊天记录复制出来，在笔记本里新建一页笔记。命名为「06.19与xxx关于xx原型第二版的讨论」即可。
或者，你是一名文案。那么可以直接新建一页笔记，把平时在网上搜集到的案例放进去，再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候，打开看看，立刻可以为你提供大量的创意参考。
更重要的，可以把所有的工作流程、规范，甚至是生活的备忘录都放进去。比如「5号电池在门口第二个柜子里」、「充电器在卧室书架下面的箱子里」、「身份证在衣柜下面的抽屉第二层」等。
平时或许感觉不到，但在急需的时候，绝对可以为你节省大量的时间和精力。
2、坚持平时的积累和记录
建立信息库，最好是设置为开机启动，配合相应的插件和快速启动方式。比如印象笔记的「剪藏」、onenote的「新建快速笔记」。务求第一时间将信息记录入笔记中。
为什么要汇总一个唯一的入口呢？
因为这样不但可以减少记忆的难度、节省我们的认知和记忆资源，而且可以使工作和学习变得简洁高效。当你再也不用把精力花在记忆上，你知道只要打开这本笔记本，就可以找到一切需要的内容时，你就可以更专注在手头的事务上面。
减少对工作的打断
很多人为了节省时间，都会让自己进行「多任务工作」。
比如像前文所说，同时开着一大堆网页。这里看一会、那里看一会；做一下ppt、做一下excel。以此来降低「我还有一项任务没有开工」的焦虑感，让自己沉浸在「所有任务都在同步进行」的美好感觉之中。
但是这恰恰是最浪费时间、最没有效率的表现。
记住一个最基本的原则：人类的大脑是没法进行「多线程处理」的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。
所谓的「多任务工作」并不是真的「同时进行」，而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。也就是说，当你以为「同时处理两项任务」时，实际上，你的大脑是这样运作的：进入a的工作状态-退出a的工作状态-进入b的工作状态-退出b的工作状态……
循环往复。只是切换的时间太短，我们很难觉察到而已。
比如你写一篇文章，先在脑子里构思出几个要点。这时一个新闻弹窗吸引了你。你点击打开，看完一篇新闻。再回过头思考刚才的文章，你还能立刻回忆起刚才构思的结果么？
恐怕不是那么简单了。因为它已经被我们从「工作记忆」中清除了出去，腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。而当我们反复打断的时候，这些时间累积起来，其总量是相当可观的。
所以工作时，请专注在你手头上正在处理的事情，至少保证半个小时以内不要打断，不要同时处理任何其他的事情。如果有任何突发性的事务，比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事等。
先用便签纸记下来，也不要超过10秒钟，更不要打断工作。直到原来的任务告一段落，或者你感到疲倦了，再休息。按照便签纸上面的内容去逐项处理。如果一定非打断不可，比如突然有个会议要开。那就拿上便签纸，先把刚才的工作进度和正在思考的内容，用关键词的形式迅速记下来，自己能看懂即可。
当回到原先工作的时候，这可以大大减少你进入状态的时间。
化整为零
生活中的碎片时间，比如乘车、等电梯、吃饭、步行等等。这些时间，大家是怎么利用的？
我想很多人都会选择读书、看公众号；或者听讲座、公开课。这很对，当然也比发呆，什么也不干要好得多。
但是这仍然不是最好的利用方式。为什么呢？因为绝大多数有价值的知识，并不是你在碎片时间里可以掌握的。
它们往往很复杂，有着严格的推理过程和思考逻辑。你要完全代入作者的语境里面，跟着他的思路、分析他的论证过程、记住他的结论。这个过程，很多时候都没法在碎片时间里完成，它往往需要一整段的大块时间。
在碎片时间里，你能学习到的，只是一些简单的结论而已。
它们除了增加一些谈资之外，并没有太大的价值。甚至还不一定是全面、严谨、正确的。那么，对于碎片时间，最好的利用方式是什么呢？
不是学习和吸收，而是思考。
一个行之有效的方法，是把工作、学习中遇到的问题，分解成一个个更小的问题。然后把它们列成清单随身携带。利用碎片时间，进行思考和推导。在这个过程中，取得的任何进展和反馈都记下来。便于下一次继续进行思考。
比如做一个ppt，你就可能会列出这些问题：
整个ppt的逻辑要怎么呈现？
每一部分分别用多少p来讲？
背景分析需要考虑哪些因素？
pest每一点分别要怎么写？
市场分析要怎么写？
目标消费者具有怎样的特点？
把这些问题做成清单，只要有空就拿出来思考。再及时把思考结果记下来，而不是等坐到办公桌前才去思考。这就是把工作化整为零、逐步攻克的最好方式，也是最能节省时间的方式。生活中很多看起来很聪明的人，其实并不是真的比我们聪明多少。
而是因为他们在生活中的每一秒，在别人发呆、放空、浑浑噩噩的时候，都时刻在脑中对各种情形进行思考、推演、分析，对各种路径和结果早已烂熟于心。所以当需要的时候，就能够非常快速地对各种情况进行判断，作出最佳的决策。